REGULAMIN SPRZEDAŻY B2B I DROPSHIPPINGU EIGHT GATE

Wersja 1.0 • obowiązuje od 1 października 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne i zakres

1. Regulamin określa zasady sprzedaży towarów przez Eight Gate przedsiębiorcom w celu ich dalszej odsprzedaży, w tym w modelu dropshippingu (wysyłka bezpośrednio do klienta Klienta B2B), oraz zasady świadczenia związanych z tym usług elektronicznych (Panel B2B, integracje).

2. Sprzedawcą i usługodawcą jest Eight Gate spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 7 lok. 28, 00-019 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0001247142, NIP 5253093537, REGON 544984908, kapitał zakładowy 5 000,00 zł (dalej: „Eight Gate”). Kontakt B2B: b2b@eightgate.pl [lub kontakt@eightgate.pl]; reklamacje B2B: reklamacje@eightgate.pl; telefon: [+48 …].

3. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców posiadających siedzibę lub miejsce wykonywania działalności w Polsce i numer NIP. Usługa nie jest przeznaczona dla konsumentów. Dostawy realizowane są wyłącznie na adresy w Polsce.

4. Regulamin jest udostępniany nieodpłatnie przed zawarciem umowy w Panelu B2B, w formie umożliwiającej jego pobranie i utrwalenie. Integralną częścią Regulaminu jest Załącznik nr B2B-1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

5. W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz indywidualne ustalenia stron zawarte w formie dokumentowej. Ogólne warunki handlowe Klienta B2B nie mają zastosowania.

§ 2. Definicje

• Klient B2B – przedsiębiorca zweryfikowany przez Eight Gate, korzystający z usługi na podstawie Regulaminu.
• Klient Końcowy – podmiot, któremu Klient B2B sprzedaje Towar i do którego na zlecenie Klienta B2B może zostać wysłany Towar.
• Panel B2B – część serwisu eightgate.pl służąca do składania zamówień, zarządzania kontem i integracjami.
• Integracja – API, plik XML/CSV lub wtyczka do platformy sklepowej udostępniona przez Eight Gate.
• Towar – rzecz ruchoma dostępna w aktualnym katalogu B2B.
• Dostawca – producent lub hurtownia, od której Eight Gate nabywa Towar i która na zlecenie Eight Gate może wysłać Towar.

§ 3. Rejestracja, weryfikacja i Konto B2B

1. Konto B2B jest bezpłatne. Umowa o prowadzenie Konta B2B zostaje zawarta z chwilą jego aktywacji, na czas nieoznaczony.

2. Rejestracja wymaga podania: firmy, NIP, adresu, danych osoby reprezentującej i osób upoważnionych oraz akceptacji Regulaminu i DPA. Eight Gate weryfikuje dane w KRS/CEIDG i na białej liście podatników VAT oraz może żądać dokumentu potwierdzającego umocowanie.

3. Eight Gate może odmówić aktywacji Konta B2B, jeżeli dane są niekompletne lub nieprawdziwe, podmiot nie może zostać wiarygodnie zweryfikowany lub zachodzi uzasadnione ryzyko nadużycia.

4. Klient B2B oświadcza, że nabywa Towary w celu dalszej odsprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, co nadaje zawieranym umowom charakter zawodowy. W konsekwencji do Klienta B2B będącego osobą fizyczną nie stosuje się art. 38a ustawy o prawach konsumenta ani art. 385⁵ i 556⁴ Kodeksu cywilnego.

5. Klient B2B odpowiada za działania osób, którym nadał dostęp do Konta B2B, oraz za poufność danych logowania i kluczy API.

§ 4. Wymagania techniczne i szczególne zagrożenia

1. Do korzystania z Panelu B2B wymagane jest urządzenie z dostępem do Internetu, aktualna przeglądarka oraz aktywny adres e-mail; do Integracji – system sklepowy obsługujący [REST API/XML/CSV] zgodnie z dokumentacją techniczną.

2. Eight Gate informuje o zagrożeniach związanych z korzystaniem z usług elektronicznych, w szczególności phishingu, przejęciu kluczy API i podszywaniu się pod Eight Gate w celu zmiany numeru rachunku bankowego. Eight Gate nigdy nie zmienia numeru rachunku do płatności inaczej niż przez komunikat w Panelu B2B potwierdzony telefonicznie.

§ 5. Katalog, materiały produktowe i bezpieczeństwo produktów

1. Katalog, ceny netto, stawki VAT, dostępność i ograniczenia sprzedaży są prezentowane w Panelu B2B i w Integracji.

2. Eight Gate jest importerem Towarów sprowadzanych spoza UE i przekazuje w katalogu dane wymagane art. 19 rozporządzenia (UE) 2023/988 (GPSR): dane producenta, dane podmiotu odpowiedzialnego w UE, identyfikację Towaru, zdjęcie oraz ostrzeżenia i informacje dotyczące bezpieczeństwa w języku polskim.

3. Klient B2B zobowiązuje się: (a) prezentować w swoich ofertach informacje wskazane w ust. 2; (b) nie usuwać ani nie zmieniać oznaczeń, etykiet, ostrzeżeń i instrukcji; (c) przechowywać przez 6 lat dane pozwalające zidentyfikować, komu sprzedał Towar danej partii (w zakresie przewidzianym przepisami); (d) niezwłocznie, nie później niż w ciągu 1 Dnia roboczego, informować Eight Gate o sygnałach, że Towar może być niebezpieczny, oraz o wypadkach; (e) współpracować przy działaniach naprawczych i przekazać swoim klientom komunikaty o wycofaniu (recall) w terminie wskazanym przez Eight Gate.

4. Eight Gate udziela Klientowi B2B niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na korzystanie z materiałów produktowych (zdjęcia, opisy) wyłącznie w celu sprzedaży Towarów, na czas współpracy, w zakresie w jakim Eight Gate posiada do nich prawa. Klient B2B nie może używać materiałów w sposób wprowadzający w błąd ani sugerujący, że jest autoryzowanym dystrybutorem producenta, jeżeli nim nie jest.

5. Klient B2B nie może formułować ogólnych twierdzeń środowiskowych dotyczących Towarów, których Eight Gate nie przekazał wraz z dowodami ich prawdziwości.

§ 6. Ceny, zamówienia i płatności

1. Ceny w Panelu B2B są cenami netto; do ceny dolicza się VAT według właściwej stawki. Ceny zawierają należności celne i koszty importu. Koszt dostawy jest wskazany przed złożeniem zamówienia.

2. Zamówienie jest składane przez Panel B2B lub Integrację i stanowi ofertę. Umowa sprzedaży zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia zamówienia przez Eight Gate po zaksięgowaniu przedpłaty.

3. Zamówienia są realizowane wyłącznie po 100% przedpłacie, chyba że strony uzgodnią w formie dokumentowej limit kupiecki i termin płatności. W razie opóźnienia w zapłacie Eight Gate przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata, o której mowa w ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.

4. Faktury są wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) na dane Klienta B2B z Konta B2B. Za datę otrzymania faktury uważa się datę przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF.

5. Eight Gate może anulować zamówienie lub jego część przed wysyłką z przyczyn obiektywnych (brak Towaru, błąd synchronizacji, oczywista omyłka w cenie, wycofanie Towaru z przyczyn bezpieczeństwa). Eight Gate zwraca 100% zapłaconej kwoty za anulowaną część w terminie 3 Dni roboczych; zwrot ten wyczerpuje roszczenia z tytułu anulowania, z zastrzeżeniem szkody wyrządzonej umyślnie.

§ 7. Dostawa i dropshipping

1. Na dyspozycję Klienta B2B Towar jest wysyłany do Klienta B2B albo bezpośrednio do Klienta Końcowego na adres w Polsce. Przesyłka do Klienta Końcowego nie zawiera faktury ani cennika Eight Gate [; na życzenie – dokument dostawy z danymi Klienta B2B].

2. Terminy wysyłki wskazane w Panelu B2B są terminami orientacyjnymi, o ile w Panelu nie oznaczono terminu gwarantowanego. Zamówienie może być realizowane w kilku przesyłkach.

3. Wszelkie formalności celne i podatkowe związane z importem Towarów wykonuje Eight Gate. Klient B2B ani Klient Końcowy nie ponoszą przy doręczeniu żadnych opłat.

4. Z chwilą wydania Towaru przewoźnikowi przechodzą na Klienta B2B korzyści i ciężary związane z Towarem oraz niebezpieczeństwo jego przypadkowej utraty lub uszkodzenia (art. 548 § 1 i art. 544 § 1 Kodeksu cywilnego), z zastrzeżeniem ubezpieczenia przesyłki przez Eight Gate [jeżeli dotyczy]. Szkody transportowe należy zgłosić w ciągu 3 Dni roboczych od doręczenia, wraz z protokołem szkody.

5. Klient B2B jest sprzedawcą wobec Klienta Końcowego i samodzielnie odpowiada za obowiązki wobec niego, w tym informacyjne, konsumenckie (odstąpienie, reklamacje), podatkowe (dokument sprzedaży) i regulaminowe.

§ 8. Wady Towaru, reklamacje i zwroty

1. Strony wyłączają odpowiedzialność Eight Gate z tytułu rękojmi za wady (art. 558 § 1 Kodeksu cywilnego). W jej miejsce Eight Gate odpowiada wobec Klienta B2B na zasadach niniejszego paragrafu za wady fizyczne Towaru ujawnione w terminie 12 miesięcy od dnia wydania Towaru Klientowi B2B lub Klientowi Końcowemu. Postanowienie nie narusza roszczeń Klienta B2B przewidzianych w art. 576¹–576⁵ Kodeksu cywilnego w zakresie, w jakim nie mogą one zostać wyłączone ani ograniczone.

2. Klient B2B zbada Towar w terminie 3 Dni roboczych od wydania (gdy Towar jest wysyłany do Klienta B2B) i zgłosi wady jawne w tym terminie. Wady ukryte zgłasza w ciągu 14 dni od ich wykrycia.

3. Reklamację zgłasza się przez Panel B2B lub na reklamacje@eightgate.pl, podając: numer zamówienia, opis wady, zdjęcia lub nagranie, numer seryjny lub partii oraz – jeżeli dotyczy – treść reklamacji Klienta Końcowego. Eight Gate może zażądać dostarczenia Towaru na wskazany adres, na koszt Eight Gate w przypadku uznania reklamacji.

4. Eight Gate rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od otrzymania kompletnego zgłoszenia i – według swojego wyboru – wymienia Towar, usuwa wadę, obniża cenę albo zwraca cenę. Jeżeli Klient B2B uwzględnił reklamację Klienta Końcowego, Eight Gate zwraca Klientowi B2B uzasadnione i udokumentowane koszty, jeżeli wada Towaru istniała w chwili wydania.

5. Klientowi B2B nie przysługuje umowne prawo zwrotu Towaru bez podania przyczyny. Towary zwrócone przez Klientów Końcowych w wykonaniu ustawowego prawa odstąpienia Klient B2B przyjmuje na swój adres; Eight Gate może odkupić takie Towary na warunkach wskazanych w Panelu B2B [opcjonalnie].

6. Sygnały dotyczące bezpieczeństwa Towaru zgłaszane są niezależnie od reklamacji zgodnie z § 5 ust. 3 lit. d.

§ 9. Dane osobowe Klientów Końcowych

1. W zakresie danych Klientów Końcowych przekazywanych w celu wysyłki Klient B2B jest administratorem danych, a Eight Gate podmiotem przetwarzającym na podstawie Załącznika nr B2B-1 (DPA).

2. Klient B2B przekazuje wyłącznie dane niezbędne do doręczenia (imię i nazwisko, adres, telefon, e-mail) i odpowiada za podstawę prawną ich przekazania oraz za poinformowanie Klientów Końcowych o odbiorcach danych, w tym o Dostawcach spoza EOG.

3. Aktualna lista dalszych podmiotów przetwarzających (w tym Dostawców i przewoźników oraz państw, w których przetwarzają dane) jest dostępna w Panelu B2B. O planowanych zmianach Eight Gate informuje z 14-dniowym wyprzedzeniem; w razie uzasadnionego sprzeciwu, którego nie da się uwzględnić, Klient B2B może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym.

§ 10. Integracje i API

1. Integracje są udostępniane w bieżącej wersji zgodnie z dokumentacją. Eight Gate informuje o zmianach wymagających dostosowania po stronie Klienta B2B z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, chyba że zmiana jest konieczna ze względów bezpieczeństwa.

2. Klient B2B nie może przekraczać limitów zapytań, udostępniać kluczy API osobom trzecim, odsprzedawać dostępu do Integracji ani kopiować bazy produktowej w celu stworzenia konkurencyjnej hurtowni.

3. O ile strony nie zawarły odrębnej umowy SLA, Eight Gate nie gwarantuje określonego poziomu dostępności Integracji.

§ 11. Zawieszenie i rozwiązanie współpracy

1. Eight Gate może zawiesić Konto B2B lub Integrację w przypadku: podejrzenia oszustwa, braku płatności, chargebacku, nadużycia API, naruszenia bezpieczeństwa, sprzedaży Towaru poza Polską lub z naruszeniem prawa, istotnego naruszenia Regulaminu. Eight Gate informuje o przyczynie zawieszenia.

2. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę z 30-dniowym okresem wypowiedzenia, w formie dokumentowej.

3. Eight Gate może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w razie rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności oszustwa, ataku na system lub powtarzającego się nadużycia Integracji.

4. Rozwiązanie umowy nie zwalnia stron z rozliczenia zamówień, płatności i reklamacji powstałych przed jego datą.

§ 12. Odpowiedzialność

1. Łączna odpowiedzialność Eight Gate wobec Klienta B2B z tytułu danego zamówienia jest ograniczona do kwoty zapłaconej za Towar, którego dotyczy roszczenie, i obejmuje wyłącznie szkodę rzeczywistą.

2. Eight Gate nie odpowiada za utracone korzyści, utratę klientów, przerwy w działalności ani za działania i zaniechania Klienta B2B wobec Klientów Końcowych.

3. Ograniczenia nie dotyczą szkody wyrządzonej umyślnie (art. 473 § 2 Kodeksu cywilnego) ani odpowiedzialności, której nie można wyłączyć na podstawie przepisów prawa, w tym odpowiedzialności za produkt niebezpieczny.

§ 13. Zmiany Regulaminu

1. Eight Gate może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, modelu logistycznego, celnego lub podatkowego, sposobu płatności, funkcjonalności Panelu B2B lub Integracji, względów bezpieczeństwa.

2. O zmianie Eight Gate informuje e-mailem i w Panelu B2B z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem (30-dniowym – w przypadku zmian cen dostaw lub zasad reklamacji). Klient B2B, który nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie.

3. Zmiany nie dotyczą zamówień przyjętych do realizacji przed ich wejściem w życie.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Do umów stosuje się prawo polskie.

2. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Eight Gate.

3. Strony zachowują w poufności warunki handlowe, dane Dostawców i dokumentację techniczną Integracji przez czas współpracy i 3 lata po jej zakończeniu.

4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 1 października 2026 r. Integralną część Regulaminu stanowi Załącznik nr B2B-1 – Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych.

ZAŁĄCZNIK NR B2B-1 – UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

do Regulaminu Sprzedaży B2B i Dropshippingu Eight Gate • Wersja 1.0 • obowiązuje od 1 października 2026 r.

§ 1. Zawarcie i strony

1. Akceptując Regulamin Sprzedaży B2B, Klient B2B (dalej: „Administrator”) i Eight Gate (dalej: „Procesor”) zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych w rozumieniu art. 28 ust. 3 RODO, w formie elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO).

2. Umowa dotyczy wyłącznie danych Klientów Końcowych przekazywanych przez Administratora w celu realizacji wysyłek. W zakresie, w jakim Eight Gate przetwarza dane w celach własnych (księgowość, podatki, bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń, obowiązki wynikające z przepisów o bezpieczeństwie produktów), działa jako odrębny administrator, a Umowa nie ma zastosowania.

3. W sprawach powierzenia danych postanowienia Umowy mają pierwszeństwo przed Regulaminem Sprzedaży B2B.

§ 2. Przedmiot, charakter, cel i czas przetwarzania

1. Przedmiot: dane Klientów Końcowych i odbiorców przesyłek. Rodzaje danych: imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu, adres e-mail, numer zamówienia, informacje o przesyłce i jej śledzeniu. Dane szczególnych kategorii (art. 9 RODO) oraz dane dotyczące wyroków (art. 10 RODO) nie są objęte powierzeniem i nie mogą być przekazywane.

2. Charakter i cel: przyjęcie danych zamówienia, przekazanie ich Dostawcy i przewoźnikowi, przygotowanie przesyłki, śledzenie jej i obsługa zapytań logistycznych – wyłącznie w celu realizacji konkretnego zamówienia.

3. Operacje: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, przeglądanie, przekazywanie, ograniczanie i usuwanie.

4. Czas: przez okres współpracy B2B, a w odniesieniu do danych konkretnego zamówienia – do zakończenia jego realizacji i obsługi reklamacji, nie dłużej niż 12 miesięcy od doręczenia przesyłki.

§ 3. Obowiązki Procesora

1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Złożenie zamówienia przez Panel B2B lub Integrację jest poleceniem przetwarzania danych w zakresie niezbędnym do jego realizacji, w tym przekazania danych Dostawcy wskazanemu w katalogu dla danego Towaru. Jeżeli przepisy prawa zobowiązują Procesora do innego przetwarzania, Procesor informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo tego zabrania.

2. Procesor zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy lub podlegają ustawowemu obowiązkowi tajemnicy.

3. Procesor stosuje środki techniczne i organizacyjne, o których mowa w art. 32 RODO, w szczególności: kontrolę dostępu według zasady najmniejszych uprawnień, uwierzytelnianie wieloskładnikowe dla kont uprzywilejowanych, szyfrowanie transmisji (TLS), kopie zapasowe, rejestrowanie dostępu administracyjnego, zarządzanie podatnościami oraz przekazywanie Dostawcom i przewoźnikom wyłącznie pól niezbędnych do doręczenia.

4. Procesor niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych.

§ 4. Dalsze powierzenie

1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających (dostawców infrastruktury, Dostawców Towarów, operatorów logistycznych i przewoźników).

2. Aktualny wykaz dalszych podmiotów przetwarzających, z informacją o państwach przetwarzania i mechanizmach przekazywania danych, jest dostępny w Panelu B2B. Obejmuje on Dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Chińskiej Republice Ludowej.

3. O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu przetwarzającego Procesor informuje Administratora w Panelu B2B i e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym terminie wnieść uzasadniony sprzeciw. Jeżeli sprzeciwu nie da się uwzględnić, Administrator może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym albo wyłączyć zamawianie Towarów realizowanych przez dany podmiot.

4. Procesor nakłada na dalszych podmiotów przetwarzających obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż wynikające z Umowy i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

§ 5. Przekazywanie danych poza EOG

1. Przekazanie danych do państwa trzeciego następuje wyłącznie wtedy, gdy realizacja zamówienia tego wymaga (Towar wysyłany przez Dostawcę spoza EOG) i wyłącznie z zastosowaniem mechanizmu z rozdziału V RODO – w przypadku Dostawców z państw bez decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony: standardowych klauzul umownych przyjętych decyzją Komisji (UE) 2021/914 (moduł 3) wraz z oceną skutków transferu i środkami uzupełniającymi.

2. Na żądanie Administratora Procesor udostępnia kopię odpowiednich klauzul (z możliwością usunięcia informacji handlowych) oraz streszczenie oceny skutków transferu.

§ 6. Pomoc Administratorowi

1. Procesor, uwzględniając charakter przetwarzania, pomaga Administratorowi w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą. Żądanie otrzymane bezpośrednio przez Procesora jest przekazywane Administratorowi w ciągu 3 dni roboczych.

2. Procesor zgłasza Administratorowi stwierdzone naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 36 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje, o których mowa w art. 33 ust. 3 RODO, w zakresie, w jakim są dostępne, i uzupełniając je niezwłocznie.

3. Procesor pomaga Administratorowi w ocenie skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacjach z organem nadzorczym, w zakresie dotyczącym powierzonego przetwarzania.

§ 7. Audyt

1. Procesor udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, przez Administratora lub upoważnionego audytora związanego tajemnicą.

2. W pierwszej kolejności audyt realizowany jest przez udzielenie pisemnych odpowiedzi i przekazanie dokumentacji. Inspekcja na miejscu wymaga powiadomienia z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, odbywa się w godzinach pracy, nie częściej niż raz w roku (chyba że doszło do naruszenia ochrony danych lub żąda tego organ nadzorczy) i nie może naruszać tajemnicy przedsiębiorstwa ani danych innych klientów Procesora.

§ 8. Zakończenie przetwarzania

1. Po zakończeniu świadczenia usług Procesor, zależnie od decyzji Administratora, usuwa albo zwraca dane i usuwa ich kopie w terminie 30 dni, chyba że prawo nakazuje dalsze przechowywanie. Dane w kopiach zapasowych są usuwane w cyklu ich rotacji (do 30 dni) i nie są w tym czasie wykorzystywane.

§ 9. Odpowiedzialność i postanowienia końcowe

1. Odpowiedzialność stron podlega § 12 Regulaminu Sprzedaży B2B, z zastrzeżeniem art. 82 RODO, którego stosowania wobec osób, których dane dotyczą, nie można wyłączyć ani ograniczyć.

2. Umowa obowiązuje przez czas przetwarzania danych przez Procesora w imieniu Administratora. Do Umowy stosuje się prawo polskie. Kontakt w sprawach ochrony danych: privacy@eightgate.pl.